在另一份国别名单中，喀麦隆的国名误写为“咯”麦隆、签署公约误写为签“暑”公约。次日，果然受到上级的批评，文件亦重新印发。北京时间2002年9月12日凌晨4时20分，联合国第57届大会总务委员会以主席裁决方式，决定不将冈比亚等国提出的所谓台湾“参与”联合国提案列入该届联大议程。外交人员有一项重要的案头工作，即给上级领导准备涉外谈话参考要点，简称“谈参”。
我在外交战线上一步一个脚印地走过来，深切体会到了综合素质对于外交人员的重要性。可谓万丈高楼平地起，打好基础是前提。外交工作包罗万象，首先必须闯过的就是“文字关”。办公室每天都有成堆的文字稿在对内对外“批发”，如何做到“产销两旺”，就需要自己长点心眼，在实践中“偷师学艺”。我结合自己的经历，总结出如下一些注意事项：
外交用语非同一般。在我们的外交队伍中，各级“官兵”来自五湖四海，文化背景、性格习惯、工作经历千差万别，但是在做外交文章时，却千万不能有错字、别字或漏字等。当然，人脑不是电脑，一有大意，就容易“犯事儿”。
如在一份关于阿富汗局势的综述文件中，我就发现了一些错字，如：收尾阶段误写为“扫”尾阶段、救援物资误写为“求”援物资、贩毒误写为“贬”毒、预致谢意误写为“予”致谢意。在另一份国别名单中，喀麦隆的国名误写为“咯”麦隆、签署公约误写为签“暑”公约。
反过来说，电脑不是人脑，在程序编排上也有不尽人意的地方，需要人们动脑筋去弥补。在电脑中用五笔输入法录入文字时，可能会出现这样的问题 ：光图输入快而忽略词组选择，原来想打“安理会”，却出来了“宣传”；原来想强调“敏感”问题，出来的却是“第三”问题 ；某某“总统”一下子降格成了某某“总编”。“众所周知”少按了一键，就变成了“从”所周知，“农产品”多按了一键，就变成了农产“口”。×键与×键没有分清，“处长”被“提拔”为“外长”，“外长”被“降职”为“处长”。
使用拼音输入法也可能会“爆出”一些令人发笑的词组。如，某某国家担任欧盟“三驾马车”轮值主席，变成了“但”任欧盟“三‘架’马车”轮值主席；英国附和美国则变成了英国附“合”美国等等。这些“低级错误”有时候让人防不胜防，一定要细之又细，努力加以避免。
标点符号是外交文件中不可缺少的组成部分，也是人们最容易忽略的细节。我曾为新科员们出过几道选择题，要求他们选择其中一个正确的写法：
例一
A.“911”事件
B.“9、11”事件
C.“9、11事件”
D.“9·11”事件
E.“9·11事件”
例二
A.建立公正合理的国际政治经济新秩序
B.建立公正、合理的国际政治、经济新秩序
C.建立公正、合理的国际政治经济新秩序
例三
A.一个中国的原则
B.“一个中国”的原则
C.“一个中国的原则”
例四
在起草公文时，应该采取哪一组序数排列：
A. 一、l、（一）、(1)
B. 1、(1)、一、（一）
C. 一、（一）、1、(1)
D. (1)、（一）、一、l
结果，大家通过这种练习，加深了对标点符号的再认识（以上四例的正确答案分别是D、A、B、C）。
当今世界风云变幻。外交专用术语亦如雨后春笋，层出不穷。对于这些新词汇，采用的办法应当是准确理解加死记硬背。如联合国成员国、联合国会员国、联合国成员，哪个说法正确？最好的确认办法是查一查《联合国宪章》（正确说法是联合国会员国）。
美国总统布什所谓“邪恶轴心”的国家顺序是伊朗、伊拉克和朝鲜，还是伊拉克、伊朗和朝鲜，还是朝鲜、伊朗和伊拉克？最好的核对办法是找到当时的外交文件或权威报道（本文发表于2011年）。
又例如，在中国的伙伴国家中，要分清楚谁是“战略协作伙伴”、谁是“建设性合作关系”，“全面伙伴”、“全面合作伙伴”、“长期的全面合作伙伴”、“睦邻互信伙伴”分别指的又是谁？这是绝对不能混淆的。
有一次，我深夜加班起草一份重要的文件。一阵困意袭来，我竟将“中美共同致力于面向21世纪的建设性战略伙伴关系”的提法简而写之。次日，果然受到上级的批评，文件亦重新印发。这让我内疚了很长一段时间。
我们身边的这支外交队伍，或多或少都有外语底子，优点是能够直接用外语“听说写唱”，不足之处是张嘴下笔有时会出现中外文“夹生”的情况。翻译对方的外交公函时，如果将抬头一句直译为“亲爱的部长先生”，往往会让“尊敬的部长先生”看后感到有点肉麻。
如果阅读联合国秘书长提交给安理会的英文报告，理解“联合国在东帝汶的存在将大幅度缩减”这句话并不困难。如果要译成地道的中文，就需要调整表达方式，即：“联合国驻东帝汶过渡行政当局将大幅度减员”。
我在审校外交函件时，发现了一个有趣的现象，即汉语的称呼不太注重区分性别。如我方一些代表团报名参加国际会议时，往往忽略为代表团人员加上“先生”或“女士”等称呼，因此，会议秘书处的“老外”收到中方提供的姓名拼音后，均搞不清楚“王军”或“贾岚”等中国代表到底是女还是男？
审校外交文件是一件苦差事，尤其需要瞻前顾后，避免“前门拒虎，后门进狼”。有时候在同一篇文章论及同一事物时，会出现前后几种不同的提法。同一件事情在相隔几天后出现不同的提法的事情也偶有发生。
有一次，我负责接待来访的“国际移民组织大众信息专员”。事隔两天，我却发现谈判桌上他的职位牌变成了“国际移民组织宣传教育处处长”。原来，两位负责具体安排工作的同志互不通气，仅根据各自的理解译出了对方的职务。
还有一次，我在阅读一份会议总结时，居然在同一页发现了两个不同的提法，一个是“伊朗代表77集团和中国”，另一个是“伊朗代表77国集团 中国”。看来，从事外交工作的人员，不管是对事业，还是对文字，都必须提倡“从一而终”。
写会议总结或外事活动简报，必须牢记一项要领，即不能“眉毛胡子一把抓”，避免“捡了芝麻，丢了西瓜”。一位年轻的同事曾向我诉苦，说他参加一场外交活动后，中外双方谈话记录写了十几页，但在整理活动简报时，摆在面前的却好像是一团乱麻，不知从何入手。在这方面，一些老生常谈的经验值得借鉴。
首先，需要交代清楚，也就是英语中的几个“W”，即：“When”（何时）、“Where”（何地）、“Who”（谁参加）、“What”（说了什么事）、 “Why”（为何这么说）。
其次，需要言简意赅，将双方的长篇大论浓缩成最短的篇幅。
再者，需要分清主次。重要的内容应该摆在前，次要的内容只能放在尾。头要重，脚不能轻，题目段落要理清。
还有，需要迅速及时。简报应该做到活儿不过夜，要有与生命赛跑的精神。早点完成，既能保证简报时效性，也为修改预留时间。
我自己作为一匹“老马”，亦曾在这方面“失过蹄”、挨过批。其中有一件事情让我印象颇深。
北京时间2002年9月12日凌晨4时20分，联合国第57届大会总务委员会以主席裁决方式，决定不将冈比亚等国提出的所谓台湾“参与”联合国提案列入该届联大议程。
那天，我在办公室彻夜不眠，密切跟踪会议情况，眼睛都熬红了。那次会上，共有63个友好国家发言支持我国。当时，我迅速完稿的情况汇报只简单地罗列了这些国家，它们依次为：阿根廷、苏丹、圭亚那、斯里兰卡、印尼、朝鲜、布隆迪、圣卢西亚、智利、科威特、缅甸、阿富汗……
我第二天上午见到上级领导时，本以为会得到一点夸奖，结果却遭到严厉批评。原来，这一堆国名没有突出重点，让人犹如进入了国名迷宫。上乘之作应该首先将联合国安理会的常任理事国罗列出来，让阅读报告的人能够一目了然。
外交人员有一项重要的案头工作，即给上级领导准备涉外谈话参考要点，简称“谈参”。这项任务既需要“讲形式”，也需要“讲内容”。
要做到精练准确。谈话参考要点务必要做到语言准确精练，少讲空话、套话。上级领导公务繁重、时间宝贵，他们是没有时间看长篇大论的。因此，准备材料时，哪些是当前大家最关心的事情，哪些是敏感内容，哪些是对方可能提及的问题，哪些是我方必须重点阐述的主张，要做到一目了然，不要拖泥带水。
要做到针对性强。谈话参考要点不能一稿通用，千人一面。同样的问题，要根据不同级别的领导、不同的谈话对象、不同的外交场合、不同的口吻，做必要的调整，不能从电脑储存中随便调出一份草草修改便交差了事。
要做到周密策划。搞外事接待常常会有好几位上级领导分别出面接见或主持会谈。谁说什么，说到什么分寸，甚至谁先说些什么，都大有讲究。准备这些谈话参考要点时，一定要统筹策划，各有侧重，讲究不同层次，不要让人觉得咱们每一位领导所谈的内容都似曾相识、一个模样。
要具有创新意识。下笔不能墨守成规、安于现状，思维要与时俱进，开拓创新。最好是内容和形式都有创新，实在是没有新的内容，可以将说过的老话重新包装。即便没有新意，也要有新词；即便没有新情况，也要有新表述；即便没有新内容，也要有新框架。
说一千，道一万，要过好“文字关”，就必须加强学习、厚积薄发。世上本没有路，更没有捷径。走的人多了，也就有了路，但仍然没有捷径。要想走对路，只能靠多琢磨、多思考，多磨炼、多积累。
-End-
文字 | 《秘书工作》2011年第10期
作者 | 陈伟雄
图片 | 源自网络
编辑 | 外交官说事儿 小哈
