会计档案的销毁规定（会计档案的鉴定与销毁）

《会计档案管理办法》第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。初步鉴定结论提出后，形成初步鉴定意见。因此，新《管理办法》增加了会计档案依据鉴定结果予以销毁的相关规定。监销是保证档案销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。

《会计档案管理办法》第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

【解读】第十六条、十七条主要规范已到最低保管期限的会计档案的鉴定工作。

各单位应定期对保管期满的会计档案进行鉴定，并根据鉴定结果，对保管期满的会计档案进行相应的处置。会计档案的鉴定周期、频率可视单位的实际情况而定。如果每年到期档案量不大且库房空间充足，可几年鉴定一次；如果每年到期会计档案量比较大，且库房空间有限，可每年开展一次鉴定工作。

对保管期满的会计档案进行鉴定，应由单位档案机构牵头组织，参加人员至少应包括会计机构、审计机构等单位内设机构的人员，内部设置纪检监察部门的，应邀请纪检监察部门的人员参加，必要时还应邀请单位法律部门的人员参加。

具体鉴定时，可先由档案部门会同会计部门通过逐卷、逐份档案阅读的方法，提出初步的鉴定结论。鉴定结论可以是销毁或继续保存期限。初步鉴定结论提出后，形成初步鉴定意见。

单位应成立由主管领导、相关职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），对初步鉴定意见进行讨论审定，形成正式鉴定意见书。单位档案鉴定委员会（或小组）组成可参照《企业档案管理规范》（DA/T47）的7.7.1或《机关档案业务建设规范》（国档发〔1987〕27号）中8.2有关内容。

对于具有继续保存价值的会计档案，应重新划定其保管期限。重新划定保管期限包括两种情形，一种是需保存较长时间并整卷以上保存的，建议以形成时点为起点，按新《管理办法》附表列示的保管期限进行划定；另一种是因债权债务未了需要继续保存的，会计档案继续保存至债权债务事项结束即可。

《会计档案管理办法》第十八条经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

【解读】本条主要规范会计档案的销毁工作。

会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，对到期的会计档案进行鉴定是档案销毁的前提和基础。原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序，要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，但未明确销毁前是否开展会计档案的鉴定工作以及鉴定的工作程序和有关具体职责，这在一定程度上将会计档案销毁的最主要责任归于单位负责人。

在实际工作中，为避免可能发生的风险，单位负责人往往倾向于不对到期的会计档案进行销毁，致使单位保存了大量远远超过最低保管期限、已失去保存价值且符合销毁条件的会计档案，占据了大量的档案储存空间，造成了一定的资源浪费。因此，新《管理办法》增加了会计档案依据鉴定结果予以销毁的相关规定。

监销是保证档案销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。原《管理办法》规定“销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。

“财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销”。由于会计档案销毁属于单位的内部管理事务，理应由单位自行组织。原《管理办法》关于国家机关销毁会计档案由财政部门、审计部门派员监销的规定，由于相关部门人手紧缺、管理责任不清等原因，在实际工作中，既难以真正贯彻落实，又增加了行政管理成本，无法切实发挥监督作用。

为此，新《管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求，即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章”。

在销毁会计档案前，单位档案机构或档案工作人员应根据单位档案鉴定委员会（或小组）作出的鉴定意见编制《会计档案销毁清册》，并由相关责任人签字或盖章。

会计档案销毁时，应采用安全的运输方式，运输途中应有保卫部门人员押运，如有涉密未解密会计档案，应按密级文件运输至销毁地点。会计档案销毁应在国家指定的销毁地点或安全的场所采用国家认定的销毁设备。销毁时，应确认会计档案销毁至无法恢复，监销人员方可离开。

电子会计档案按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)进行销毁，销毁电子档案应在办理审批手续后实施；属于保密范围的电子会计档案，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。存储可擦写载体上的电子会计档案，应采用可靠的擦除方式，以确保彻底清除。不属于保密范围的电子会计档案可进行逻辑删除。